Fiduciaire romande : 3 workflows IA à tester

Prenons une fiduciaire romande fictive de huit collaborateurs qui gère 400 clients TPE et indépendants. Ce scénario permet d’examiner trois tâches répétitives ; il ne décrit ni un client Automia ni le profil moyen des fiduciaires romandes.

Les durées avant/après ci-dessous sont des hypothèses pédagogiques, pas des mesures. Un objectif de dix heures libérées par semaine doit être testé sur les volumes réels, en incluant la relecture, les exceptions et la maintenance.

Workflow 1 — Pré-saisie des pièces comptables

Avant : un assistant-comptable saisit manuellement les factures fournisseurs, notes de frais et pièces diverses reçues par email ou déposées sur un drive partagé. Compter environ 3 minutes par pièce, entre l’ouverture, la lecture, le rattachement au bon compte et la saisie dans Bexio ou Winbiz. Pour une fiduciaire de 8 personnes avec 400 clients actifs, on parle de 6 à 8 heures par semaine rien que sur cette tâche.

Après envisagé : un workflow IA lirait les pièces (OCR + extraction structurée), proposerait un pré-remplissage (date, fournisseur, montant, TVA, compte) et déposerait le résultat dans une file d’attente de validation. Pour cet exercice, on peut tester l’hypothèse d’un temps de préparation divisé par trois à quatre. Le résultat reste à mesurer, avec la relecture de chaque pièce, les corrections et les exceptions.

Hypothèse à tester : 4 à 6 heures récupérées par semaine sur le volume de pièces retenu pour l’exercice.

Repère LPD : documenter le contrat, les accès, les transferts et la conservation avant d’utiliser des pièces personnelles. Un hébergement Suisse ou UE ne suffit pas à lui seul. Le PFPDT précise les points à examiner dans le cloud. Commencer sur des dossiers fictifs.

Workflow 2 — Relance des clients en retard

Avant : chaque mois, quelqu’un ouvre le CRM ou un fichier Excel, repère les clients dont la documentation manque, rédige un email de relance, envoie, note la date. Pour 400 clients actifs, même avec une minorité en retard, on y passe 2 à 3 heures par semaine.

Après : un workflow qui détecte les retards (comptes pas clôturés, TVA non déposée, pièces manquantes), rédige un brouillon de relance dans le ton habituel du cabinet, propose au responsable client de valider et d’envoyer. Le collaborateur passe de rédaction à un clic de validation.

Hypothèse à tester : 1h30 à 2h récupérées par semaine dans ce scénario.

À surveiller : la relation client reste humaine. On valide chaque envoi, surtout pour les clients importants ou ceux en situation délicate. Un mail mal calibré coûte plus cher qu’une heure gagnée.

Workflow 3 — Préparation des comptes annuels

Avant : la préparation d’un bouclement annuel pour une TPE mobilise environ 4 à 8 heures de travail préparatoire avant que le fiduciaire ne prenne la main sur les écritures de régularisation. Sur 400 clients dont une partie est annuelle, ça concentre beaucoup de charge à certaines périodes.

Après : un workflow qui produit une première synthèse par client (balance, points d’attention, cohérences à vérifier, amortissements à jour ou non, TVA pro memoria, etc.). Le fiduciaire reçoit un dossier déjà balisé et peut passer directement aux décisions techniques.

Hypothèse à tester : 1 à 2 heures par dossier sur la phase de préparation. Dans un cabinet fictif qui boucle 150 dossiers par an, mesurer séparément le travail annuel et les périodes de pointe.

Limite claire : l’IA ne décide jamais d’une écriture d’ajustement. Elle n’interprète pas une règle fiscale. Elle met les éléments sur la table, le fiduciaire tranche.

Ce qu’il faut retenir

Pour cette fiduciaire fictive, les trois workflows permettent de construire un objectif de temps libéré. Le gain annuel sur les comptes ne doit pas être ajouté comme s’il se répétait chaque semaine. Il faut aussi retrancher le contrôle et la maintenance avant de comparer le résultat à l’objectif.

Un planning illustratif de quatre à huit semaines peut couvrir cadrage, pilote et déploiement progressif. Ce délai dépend des logiciels, des données et de la disponibilité de l’équipe. Le fiduciaire reste responsable de la vérification ; aucun gain n’est garanti par le choix d’un outil.

Prenez contact avec Automia pour examiner lequel de ces trois workflows mériterait un premier test dans votre fiduciaire.